O programa 5S consolidou-se no Japão a partir da década de 50. Seu nome provém de palavras que, em japonês, começam com S: Seiri (Senso de Utilização), Seiton (Senso de Organização), Seisou (Senso de Limpeza), Seiketsu (Senso de Padronização), Shitsuke (Senso de Autodisciplina). O Programa demonstrou ser tão eficaz enquanto reorganizador das empresas e da própria economia japonesa que, até hoje, é considerado o principal instrumento de gestão da qualidade e produtividade utilizado naquele país.
Objetivo:
O "Programa 5S" foi desenvolvido com o objetivo de transformar o ambiente das organizações e a atitude das pessoas, melhorando a qualidade de vida dos funcionários, diminuindo desperdícios, reduzindo custos e aumentando a produtividade das instituições.
Primeiro “S” – Senso de Utilização
O Senso de Utilização consiste em separar o necessário do desnecessário, descartando o desnecessário. Significa utilizar e selecionar os recursos disponíveis de acordo com a necessidade e adequação, evitando excessos, desperdícios e má utilização. Os resultados desse “S” são desocupar espaços, tornar mais visíveis os materiais realmente utilizados, tornar o ambiente mais claro, confortável e fácil de limpar, evitar a compra desnecessária de materiais e preparar o ambiente para a segunda fase.
Segundo “S” – Senso de Organização
Arrumar e ordenar aquilo que permaneceu no setor por ser considerado NECESSÁRIO e determinar o local para achar facilmente, quando precisar utilizar. Como ordenar? Padronize a nomenclatura não improvisando nomes para cada objeto; identifique visualmente, utilizando rótulos e cores vivas; determine onde e como armazenar; treine todos os empregados envolvidos. Os resultados são rapidez e facilidade de encontrar documentos, materiais, ferramentas e outros objetos; facilidade de comunicação; diminuição de acidentes; economia de tempo; manutenção da qualidade.
Terceiro “S” – Senso de Limpeza
Consiste em praticar a limpeza de maneira habitual e rotineira e, sobretudo, não sujar. Cada pessoa deve saber a importância de se estar em um ambiente limpo. Se você não é responsável, diretamente, pela limpeza do seu local de trabalho, ou até mesmo de sua casa, você deve conscientizar-se de que é responsável pela conservação da limpeza. Mais importante que limpar é não sujar. Vamos evitar jogar papéis e outros materiais no chão, limpar toda a sujeira, identificar as causas da sujeira e estabelecer ações preventivas e estabelecer o que cada um deve fazer. Os resultados são melhorias do local de trabalho, satisfação dos empregados por trabalharem em locais limpos, maior segurança para o empregado e manutenção da qualidade.
Quarto “S” – Senso de Padronização
É a formalização do processo, a verificação do resultado da implementação dos 3 primeiros “S” e a participação dos empregados na conquista de ambientes menos agressivos. Deverá ser feito um plano de trabalho, a periodicidade é combinada, ter procedimentos escritos do setor definindo critérios necessários para o bom funcionamento, aplicar na rotina os 3 (três) primeiros “s”. Em resumo: Definir “como” as atividades devem ser feitas. Os resultados são organização do processo, melhoria do ambiente de trabalho, melhoria contínua, melhoria da convivência social na empresa, melhoria das condições de segurança, meio ambiente e qualidade.
Quinto “S” – Senso de Autodisciplina
Se consegue através do cumprindo das normas da empresa, levando as pessoas a prática dos procedimentos feitos, transformando os 4 primeiros “S” numa rotina, seguindo os procedimentos operacionais e de segurança e meio ambiente de sua área. Os resultados são um trabalho diário agradável, melhoria nas relações humanas, valorização do ser humano, manutenção da qualidade, melhor produtividade, qualidade e segurança do trabalho.
Como irá ser feita a Avaliação?
Avaliação é feita em Inspeções programadas com a equipe, porém não divulgadas à empresa. As evidências devem ser fotografadas – conformes e não conformes. Deve existir formulário padrão. No fim da inspeção o processo recebe um status. O resultado da inspeção deve ser apresentado à direção da empresa – reunião de análise crítica.
Programa Aniversariantes do Mês
O programa de Aniversariantes do mês, se trata de uma confraternização mensal realizada na empresa, com o intuito de comemorar o aniversário de todos os funcionários que fizerem aniversário no mês em vigência.
É divulgado mensalmente no expressinho, os nomes dos aniversariantes do mês e também é divulgado no expressinho, o convite para a comemoração que ocorre na última quarta-feira do mês. Realizamos assim, na cozinha da garagem da Exdil um lanche e cantamos parabéns para todos os aniversariantes.
Programa Ação Comunitária
A Exdil – Expresso Divinopolitano Ltda - tem como responsabilidade social realizar no mês de outubro - mês das crianças -, em parceria com o Sindicato dos Metalúrgicos ou Capit-31 a Ação Comunitária.
É um trabalho destinado às crianças de alguns bairros inclusos nos diversos itinerários da Exdil como também com os filhos de nossos funcionários.
Esta Ação consiste em proporcionar um dia de lazer a tais crianças passando uma manhã ou tarde em um desses clubes parceiros, para nadar e participar de brincadeiras.
Enfim, é um dever de retribuição que a Exdil tem com seus clientes, ou melhor com a comunidade.
Programa Café dos Motoristas
É um programa realizado de forma integrada entre os setores de RH, Manutenção e Operacional da empresa, para todos os motoristas, tanto os urbanos, escolares e rodoviários. Tem como objetivo discutir problemas e soluções reais para melhorar condições de saúde e condução dos mesmos. Há também discussões a respeito da direção defensiva e direção econômica.
Para esta ação, é proposta uma média de combustível a ser atingida pelos motoristas visando à direção econômica. Quando este atinge a média preestabelecida por veículo, o motorista recebe uma bonificação, quando esta média é superada os motoristas são premiados proporcionalmente.
Esse programa é desenvolvido em forma de reuniões mensais, na Sala de Treinamento da empresa, em Divinópolis e em Itaúna.
Já existe há alguns anos e a cada ano que passa os setores envolvidos preocupam-se em aprimorá-la tornando essa ação mais eficaz e agradável.
Programa Copa Lopes
O programa COPA LOPES, é uma ação criada para fiscalizar e incentivar os funcionários no cumprimento de algumas normas da empresa. Tem como objetivo a maior integração e motivação do funcionário no trabalho, mostrando sua excelência profissional através dos itens avaliados como: limpeza, organização, pontualidade, educação e segurança.
Nesta ação participa os funcionários urbanos, Motoristas e Cobradores que estiverem trabalhando no mês correspondente. Cada trabalhador inicia o programa com um saldo positivo de 30 pontos/mês e no decorrer deste, poderá perder pontos, caso tenha cometido alguma falta estipulada como “perda” segundo critérios da Copa, ou ganhar pontos, caso tenha conseguido atingir algum objetivo estipulado como ganho de pontos segundo critérios da Copa. As perdas e ganhos de pontos serão observadas pelos fiscais, porteiro, diretoria operacional e supervisor de manutenção. E em caso de cobradores, além destes, será observado também pelo tesoureiro.
Estes encaminharão para o RH organizar e montar demonstrativo de pontos para funcionários.
A posição dos pontos será divulgada em formulário próprio que ficará fixado na guarita. Será divulgada também neste espaço os vencedores do mês, sendo um motorista e um cobrador, assim, os vencedores serão premiados.
Programa Excelência
O programa de EXCELÊNCIA, é uma ação criada para fiscalizar e incentivar os cobradores no cumprimento de normas da empresa. Tem como objetivo a maior integração e motivação do funcionário no trabalho, mostrando sua excelência profissional através dos itens avaliados como: limpeza, organização, pontualidade, educação e segurança.
Nesta ação participa todos os cobradores urbanos e rodoviários, que estiverem trabalhando no mês correspondente. Cada cobrador inicia o programa com um saldo positivo de 100 pontos/mês e no decorrer deste, poderá perder pontos, caso tenha cometido alguma falta estipulada como “perda” segundo critérios do programa, ou ganhar pontos, caso tenha conseguido atingir algum objetivo estipulado como ganho de pontos segundo critérios do programa. As perdas e ganhos de pontos serão observadas pelos fiscais, porteiro, tesoureiro, diretoria operacional e supervisor operacional. Estes encaminharão as notificações para o RH organizar e montar demonstrativo de pontos para os cobradores.
A premiação será concedida a todos os cobradores que obtiverem uma pontuação igual ou superior a 80 pontos.